Poprzez zapytania ofertowe pozyskuje się m.in. dostawców produktów i usług. Korzysta się z nich, aby znaleźć najlepszego. Należy przygotować odpowiednią, poprawną treść i oczekiwać odpowiedzi. Najważniejsze elementy takiego zapytania są zawsze takie same. Co warto o nich wiedzieć? Co ukrywa się pod skrótowcami RFI, RFP i RFQ?
Zapytania ofertowe – co to jest i jakie obowiązują zasady?
W międzynarodowych transakcjach handlowych wykorzystuje się dokument RFP, czyli Request For Proposal. Jego odpowiednikiem w Polsce jest zapytanie ofertowe. Skorzystanie z niego wymaga zastosowania się do regulacji formalnych. Firmy prywatne i jednostki publiczne chcą poprzez takie działania znaleźć najlepszych dostawców produktów i usług, ale muszą przestrzegać określonych zasad. W przypadku przedsiębiorstw prywatnych chodzi o wewnętrzny regulamin i obowiązujące przepisy.
Natomiast jednostki z sektora publicznego muszą stosować się do ustawy Prawo zamówień publicznych. Im większa wartość towaru lub usługi, tym cały proces staje się bardziej skomplikowany pod względem formalnym. W zależności od potrzeby, wysyła się inne zapytania ofertowe. Chodzi tutaj o trzy pojęcia request for „x”, czyli prośby o uzyskanie innych danych. Co oznaczają RFI (request for information), RFP (request for proposal) i RFQ (request for quotation)?
RFI (request for information) – prośba o informację
RFI można wykorzystywać do zbierania informacji o produktach lub usługach, których potrzebuje kupujący. Używa się go do zdobycia dodatkowych danych w związku z ofertą. Takie zapytanie to formalna prośba o informacje niezbędne do sfinalizowania zakupu lub realizacji umowy. Komunikat może być sformułowany na papierze. Bardziej powszechna jednak jest forma elektroniczna – to wygodny sposób składania ofert i zapytań. Mniej kosztowny, szybszy w realizacji.
Co powinno zawierać RFI?
W takim zapytaniu ofertowym należy uwzględnić pewne niezbędne elementy. Możesz skorzystać z elektronicznych szablonów, które znajdziesz online. Zawierają one kluczowe pytania. Oczywiście na ich bazie da się zaprojektować własne zapytanie, ale w takim przypadku koniecznie sprawdź, czy są w nim wszystkie niezbędne informacje. Powinno ono uwzględniać:
- nazwę firmy lub organizacji,
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe składającego zapytanie,
- nazwę projektu, jeśli dotyczy to konkretnego działania,
- prośbę o wyjaśnienie niezbędnych informacji,
- opis ewentualnych prac, które nie mogą być kontynuowane do czasu otrzymania informacji,
- termin dostarczenia wymaganych informacji,
- datę i podpis składającego zapytanie.
Jakie zastosowanie mają RFI?
Poprzez takie zapytania ofertowe:
- uzyskujesz kluczowe informacje odnośnie do dostawcy, jego usług i narzędzi;
- zadajesz pytania otwarte i zamknięte;
- pytasz o dane i informacje;
- wybierasz dostawców pasujących do danego zapytania.
RFI mają zastosowanie w wielu branżach. W IT wykorzystuje się je przy nabywaniu oprogramowania. W budowlance takie zapytania są wysyłane przez wykonawców do projektantów czy przez podwykonawców do głównego wykonawcy. Dotyczą materiałów, specyfikacji, rysunków projektowych czy informacji kontraktowych. Z RFI korzystają również firmy, które poszukują rozwiązań typu ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Tego typu zapytanie ofertowe ma zastosowanie w wielu branżach. Służy redukcji kosztów, znalezieniu najlepszej propozycji, pozwala pozyskać ważne dane i osiągnąć oczekiwany rezultat.
RFI – dobre praktyki
Przy takim zapytaniu ofertowym warto przestrzegać najlepszych praktyk:
- ogranicz prośbę tylko o informacje, których potrzebujesz;
- przestrzegaj ustalonych formatów, aby umożliwić sobie łatwe porównania otrzymanych informacji;
- na tym etapie nie pytaj o ceny;
- zaproponuj rozsądny czas na odpowiedź – przeważnie jest to 7–14 dni;
- skup się na ogólnych informacjach, a nie bardzo szczegółowych;
- zastosuj wizualizację, aby pomóc odbiorcy lepiej zrozumieć zapytanie.
RFP (request for proposal) – prośba o propozycję
RFP to dokument biznesowy przedstawiający zarys nowego projektu. Prosisz w nim potencjalnych wykonawców o złożenie ofert na ukończenie realizacji. Jest to powszechne rozwiązanie m.in. w branży budowlanej. Szukasz wykonawcy projektu, a RFP wykorzystujesz, aby odnaleźć najlepszą ofertę. To nie tylko prośba. Dokument musi zawierać dane, zakres projektu, aby oferenci byli w stanie oszacować czas realizacji. Im dokładniejsze zapytanie ofertowe, tym większe szanse na wytypowanie najlepszej propozycji.
RFI wykorzystuje się głównie w przypadku niestandardowych produktów i skomplikowanych usług. Dostawcy muszą zazwyczaj podpisać umowę o zachowaniu poufności. Otrzymują opis realizacji i oczekiwań związanych z jej rezultatem. Na tej podstawie przygotowują ofertę wraz z estymacją kosztów. Dzięki temu firma dostaje do wyboru różne strategie wykonania usługi – być może takie, których w ogóle nie brała pod uwagę.
RFP – kiedy ma zastosowanie?
Z RFP korzysta się głównie w przypadku dużych, skomplikowanych projektów o wysokim budżecie, m.in. w sektorze publicznym. Często zapytania ofertowe są ogłaszane przez agencje rządowe. Dzięki temu można znaleźć odpowiednią propozycję. Oczywiście ma to zastosowanie również w przypadku sektora prywatnego – zawsze kiedy firma potrzebuje zewnętrznych wykonawców.
Co powinno zawierać zapytanie ofertowe RFP?
RFP musi obejmować szczegóły projektu. Należy w nim określić wymogi regulacyjne, kamienie milowe (ważne punkty realizacji w danym czasie), pilne terminy. Dzięki dokładnemu opisowi zwiększa się szansa na znalezienie oferenta, który spełni wszystkie oczekiwania. Jednocześnie jest to sposób na wykluczenie tych, którzy nie są w stanie odpowiednio zrealizować zadania.
Jak przygotować RFP?
Pamiętaj o następujących kwestiach:
- opisz projekt, jego zakres i budżet,
- wymień usługi, z których chcesz skorzystać,
- wyjaśnij wszelkie wyzwania i bariery związane z realizacją projektu,
- podaj kryteria wyboru wykonawcy,
- określ harmonogram projektu,
- zweryfikuj swoje zapytanie ofertowe i dostarcz odbiorcom.
Później powinny następować kolejne etapy realizacji, a na koniec wybór wykonawcy i kontakt z nim.
RFQ (request for quotation) – prośba o ofertę
Ten rodzaj zapytania jest najbardziej szczegółowy i precyzyjny z omawianych. W tym przypadku zamawiający narzuca warunki formalne, podaje konkretną specyfikę rozwiązania i chce poznać wycenę. Celem jest uzyskanie odpowiedzi zgodnej ze złożonym zapytaniem, a nie zaproponowanie przez oferenta indywidualnych rozwiązań. W wielu przypadkach dostawca otrzymuje do wypełnienia formularz, który zawiera np. listę potrzebnych produktów. Analiza takich ofert jest stosunkowo prosta, bo zazwyczaj obejmuje cenę. Dostawcy podają kwoty dla konkretnych produktów, więc w większości przypadków porównaniu podlega wyłącznie koszt.
Dostawca może również wypełniać formularz z przygotowaną wcześniej strukturą kosztów, ale to w przypadku usług.
RFQ – istotne cechy zapytania
Jeśli chodzi o kluczowe kwestie, o których trzeba wspomnieć w przypadku takiego zapytania, to należą do nich:
- firma pozyskuje oferty od wybranych dostawców i wykonawców dla określonego zadania lub projektu;
- RFQ może być wysyłane w połączeniu z zapytaniem RFP;
- firma wysyła RFQ zazwyczaj wtedy, gdy wie, ile potrzebuje produktów;
- zapytania RFQ nie generują niezamówionych ofert i wycen, ponieważ firmy kierują je do konkretnych dostawców i wykonawców.
RFQ – przygotowanie dokumentu i wybór firmy
Na cały proces mogą się składać następujące etapy:
- Przygotowanie dokumentu – na początek opisz działalność firmy i określ jej potrzeby. Podaj definicję wymaganych produktów lub usług wraz ze szczegółowymi specyfikacjami, oczekiwaniami dotyczącymi dostawy, liczby artykułów, metodzie płatności, harmonogramem podejmowania decyzji, warunkami umowy, wymogami dotyczącymi składania ofert.
- Określenie listy adresatów – teoretycznie zapytanie może trafić do wszystkich możliwych oferentów. Warto przeprowadzić wstępną selekcję, by skierować je do zamkniętej listy zatwierdzonych dostawców.
- Wysłanie zapytania – powinno zawierać instrukcje dotyczące wypełnienia i terminu składania ofert.
- Zbieranie odpowiedzi i analizowanie wyników – najlepiej zapoznawać się ze wszystkimi ofertami, kiedy minie termin zgłoszeń.
- Wybór dostawcy – warto dokumentować liczbę otrzymanych ofert i kryteria oceny.
- Powiadomienie odrzuconych dostawców – podziękuj wszystkim za udział. Dbaj o utrzymanie dobrych relacji – możesz chcieć współpracować z tymi firmami w przyszłości.
Najważniejsze różnice między RFI, RFP i RFQ
Wiesz już, na czym polegają poszczególne zapytania, ale czy widzisz różnice między nimi? Ich zauważenie ułatwi Ci poniższa tabela.
| RFI | RFP | RFQ | |
| Cel | Uzyskanie informacji o dostawcy, jego usługach, narzędziach i podejściu do biznesu. | Uzyskanie propozycji rozwiązań danej potrzeby. | Uzyskanie oferty. |
| O co pytamy? | Informacje i dane. | Rozwiązanie problemu wraz z kosztorysem działań. | Cenę produktu lub usługi. |
| Co zawiera? | Pytania otwarte i zamknięte dotyczące przedsiębiorstwa. | Wymagania dotyczące realizacji i cele biznesowe projektu. | Szczegółowe wymagania czekającego na oferty. |
| Efekt | Znalezienie dostawców, do których zostanie wysłane zapytanie. | Uzyskanie danych o dostępnych rozwiązaniach i koszcie realizacji. | Uzyskanie oferty. |
Warto umieć rozróżniać poszczególne zapytania ofertowe, wiedzieć, jak je przygotować i co robić z uzyskanymi danymi. Od zawartości przygotowanego dokumentu zależy, jak zostanie odebrany przez dostawców. Po wyborze danego usługodawcy powiadom pozostałych, że realizacją zajmie się ktoś inny. To nie tylko profesjonalne, ale również rozsądne rozwiązanie, dobre dla utrzymania pozytywnych relacji z firmami. W przyszłości możesz przecież potrzebować nawiązać współpracę z innym dostawcą.
