Chyba nikt z nas nie spodziewał się, że w tym roku tak wiele biznesów będzie poszukiwało alternatyw dla prowadzenia działalności stacjonarnie. Jednakże wyjątkowe sytuacje, wymagają wyjątkowych rozwiązań. Jednym z nich jest przeniesienie biznesu do sieci w postaci własnej platformy do wideokonferencji. Pojawia się jednak pytanie – czy to aby na pewno dobry wybór? O tym w dzisiejszym artykule.
Czym właściwie jest platforma do wideokonferencji?
Platforma do wideokonferencji to wszechstronne narzędzie do prowadzenia rozmów audio i wideo na odległość. Pewnie wielu z Was myśli sobie teraz – przecież to tak naprawdę tradycyjna aplikacja do wideorozmów podobna do dostępnych na rynku od lat Skype, Zoom czy Google Hangout.
Nie do końca – platforma do wideokonferencji to odrębny system, który może zostać wyposażony we wszelkie funkcjonalności, umożliwiające prowadzenie działalności online tj. systemy płatności, integrację z narzędziami itd. Stanowi to podstawową różnicę między klasycznymi rozwiązaniami do wideokonferencji, które możesz używać na zasadzie opłat subskrypcyjnych, a dedykowanym rozwiązaniem.
W jakich branżach sprawdzi się platforma do wideokonferencji?
Branż, które mogą skorzystać z dobrodziejstw systemów wideokonferencyjnych, jest naprawdę wiele. Jest to dobre wyjście dla większości biznesów, które mogą pozwolić sobie na przeniesienie usług do sieci. Dotyczy to przedsiębiorstw, których działalność nie jest uzależniona od fizycznego kontaktu z Klientami. Do takich aktywności możemy zaliczyć m.in.: porady prawnicze, konsultacje medyczne czy psychologiczne, porady żywieniowe i treningowe, doradztwo finansowe, ubezpieczeniowe, ale także działania edukacyjne i szkoleniowe.
Zalety i wady własnej platformy do wideokonferencji
Pewnie zastanawiasz się, jakie konkretne benefity wiążą się z posiadaniem własnego systemu do wideokonferencji, a także jakie potencjalne wady lub zagrożenia niesie za sobą ten typ działalności. Przede wszystkim rozwiązanie zbudowane zgodnie z Twoimi preferencjami zapewnia Ci niezależność od zewnętrznych dostawców usług wideokonferencyjnych i większą pewność niezakłóconych połączeń. Platforma do wideokonferencji to również nowy kanał sprzedaży Twoich usług, a jeżeli równocześnie chcesz pozostać przy biznesie stacjonarnym, zapewni Ci to wejście w świat omnichannel, czyli wielokanałowości. Własny system to również wysokie poczucie bezpieczeństwa, ponieważ sam decydujesz o zabezpieczeniach oraz o tym, kto ma dostęp do platformy i przede wszystkim danych klientów. Takie rozwiązanie uwzględnia również późniejsze potrzeby Twojego biznesu i pozwala myśleć przyszłościowo, ponieważ możesz rozwijać je o kolejne funkcjonalności w dowolnym czasie.
Jak każde rozwiązanie, własne platformy wideokonferencyjne mają też swoje wady. Do najważniejszych należą oczywiście koszty związane z budową platformy, które na początku z pewnością będą dość wysokie, aby wyposażyć system we wszystkie niezbędne funkcjonalności. W tym przypadku trzeba również liczyć się z kosztami utrzymania takiej platformy, aby zapewniała ona bezpieczeństwo działania Twojego biznesu. Na samym początku mogą również pojawić się problemy związane z nauką obsługi systemu – w końcu to coś nowego, z czym wcześniej nie miałeś do czynienia.
Jak widać, główne wady dedykowanych platform do wideokonferencji dotyczą kwestii finansowych, jednakże nie zapominaj, że podobnie wygląda to w biznesie stacjonarnym. Na samym początku musimy zainwestować sporo pieniędzy w wyposażenie biura, a następnie jesteśmy zobowiązani je co miesiąc utrzymywać, płacąc rachunki, czynsz itd. Często zapominamy o tym, że biznes stacjonarny również generuje bardzo dużo wydatków na różnych etapach rozwoju, dlatego nie przerażaj się początkowymi kosztami założenia platformy do wideokonferencji – zestaw je z inwestycjami, które musiałbyś ponieść przy prowadzeniu działalności stacjonarnie. Dopiero to pozwoli Ci realnie ocenić opłacalność inwestycji.
Czy istnieją alternatywy dla własnej platformy do wideokonferencji?
Oczywiście, że tak. Są to zewnętrzne platformy do prowadzenia wideokonferencji m.in. wspomniany już wyżej Zoom. Jakie zalety płyną z ich wykorzystania? Przede wszystkim brak konieczności początkowej inwestycji w uruchomienie platformy, a także późniejszego utrzymania systemu. Bardzo ważnym plusem tego rozwiązania jest również szeroki wybór dostawców usług, których wciąż przybywa na polskim rynku. Istotnym czynnikiem jest niski próg wejścia oraz wyjścia, jeżeli chodzi o korzystanie z usług platformy. Zazwyczaj możesz z niej korzystać na zasadzie miesięcznych lub rocznych planów, dzięki czemu rezygnacja z usługi jest szybka i prosta, jeżeli nie spełnia ona Twoich oczekiwań.
A jakie są wady takiego rozwiązania? Przede wszystkim zależność od zewnętrznych dostawców usług i wewnętrznych zasad użytkowania. To także niepewność co do wydajności platformy i możliwych przeciążeń serwerów, a co za tym idzie, niemożność świadczenia jakościowych usług. Zewnętrzni dostawcy nie są także w stanie zapewnić 100% bezpieczeństwa – korzystając z zewnętrznych platform, nie masz wpływu na szyfrowanie połączeń, a przede wszystkim poufność danych Klienta, która jest bardzo wrażliwą kwestią w wielu branżach np. medycznej czy prawniczej. Problem mogą stanowić także ograniczenia związane z dostępnością niektórych funkcji.
Pomimo tego, że zewnętrzne platformy do wideokonferencji są rozwiązaniem wygodnym, pozornie nie wymagającym od nas znacznego wysiłku, to nie zapewniają tego, co dla wielu biznesów jest priorytetem – bezpieczeństwa i perspektyw rozwoju. Wyobraź sobie, że prowadzisz konsultacje medyczne przez platformę zewnętrzną, dochodzi do końca spotkania i Twój klient chciałby wnieść opłatę. Nagle musimy pomyśleć o kolejnym zewnętrznym dostawcy, który będzie w stanie zapewnić nam system do wystawiania faktur za usługi. W takim przypadku z prostego rozwiązania robi nam się wyboista droga i pojawiają się trudności z centralizacją najważniejszych obszarów biznesu.
Zakres funkcjonalności własnego systemu do wideokonferencji
Skoro dedykowana platforma wideokonferencyjna ma Ci potencjalnie zapewnić duże możliwości rozwoju, zapewne chciałbyś poznać chociaż namiastkę jej funkcjonalności, które wyróżnią ją na tle rozwiązań od zewnętrznych dostawców. Zestaw must – have takiej platformy to tak jak w przypadku zewnętrznych systemów: możliwość organizowania spotkań indywidualnych, integracja z czatem czy opcja nagrywania rozmów. Do tego dochodzi jednak kilka naprawdę przydatnych funkcjonalności.
Generowanie kilku pokoi spotkań o różnej liczbie uczestników
Własna platforma pozwoli Ci na samodzielne generowanie wielu wideokonferencji jednocześnie. W każdym przypadku z osobna możesz decydować o liczbie uczestników takiej rozmowy, zapraszać klientów do uczestnictwa w niej i moderować całość spotkania. Nie dopadną Cię również problemy z limitowanym czasem spotkania.
Kalendarz dostępności
Własna platforma do wideokonferencji może odciążyć Cię w kwestii telefonicznego lub mailowego umawiania spotkań. A to wszystko dzięki wbudowanej opcji rezerwacji terminów przy pomocy kalendarza z określoną wcześniej dostępnością czasową. Zaoszczędzi to czas po obu stronach – Twojej i Klienta i w prosty sposób zautomatyzuje proces obsługi klienta.
Systemy płatności
Bardzo ważne ułatwienie z perspektywy prowadzenia biznesu online, o którym wiele osób na początkowym etapie zapomina. Platformę do wideokonferencji można z łatwością zintegrować nie z jedną, ale nawet kilkoma metodami płatności. Co więcej, system ten może być również wyposażony w automatyczny generator faktur.
Promocje i rabaty
Jeżeli nie chcesz za każdym razem informować Klientów o zniżkach w formie newslettera czy w wiadomościach prywatnych, to Twój system do wideokonferencji może Cię w tym odciążyć. Może on zostać wyposażony w wiele cech klasycznego sklepu internetowego, w tym między innymi realizację kodów rabatowych czy dostępność promocji przy konkretnych opcjach spotkań.
Na jakie rozwiązanie postawić?
Spersonalizowany system do wideokonferencji niesie za sobą szereg funkcjonalności i możliwości, które często pomijamy, myśląc o systemach tego rodzaju. Pomimo że na rynku dostępnych jest wiele gotowych rozwiązań wideokonferencyjnych, żadne z nich nie zapewni Ci takiej swobody, bezpieczeństwa i możliwości rozwoju, jak własna platforma. Oczywiście, jeżeli chcesz przetestować, czy model działania na zasadzie wideorozmów sprawdzi się w Twoim biznesie, spróbuj najpierw skorzystać z zewnętrznych narzędzi. Zaoszczędzi to Twój czas i pieniądze, jednakże jeżeli na poważnie myślisz o przeniesieniu swojego biznesu do sieci, zbuduj go samodzielnie i postaw na niezależność od zewnętrznych dostawców usług, tworząc podwaliny pod rozwój działalności online.