Wyznaczanie celów odgrywa istotną rolę w działalności. Zespół powinien wiedzieć, jakich oczekuje się od niego wyników. Nie wystarczy tylko ich wyznaczenie – potrzebne jest także komunikowanie i monitoring rezultatów. Jedną z metod zarządzania, które mają usprawnić działanie na rzecz organizacji, są OKR-y. Sprawdź, co to jest i dlaczego warto wdrożyć ten system w Twojej firmie.
OKR – czym jest?
OKR (z ang. Objectives and Key Results, czyli Cele i Kluczowe Rezultaty) to określenie celów, które zespół ma zrealizować, a także rezultatów, czyli działań, które trzeba podjąć, aby wykonać te plany. Metoda została opracowana przez Andy’ego Grove’a i zakłada, że wyznaczenie celów i sposobów pomiaru ich realizacji pozytywnie wpłynie na wyniki i realizację tych założeń.
OKR to uproszczenie MBOs (Management by Objectives) – metody opracowanej przez Petera Druckera, która polega na wprowadzeniu czynników motywacyjnych. Technika OKR nie zyskała popularności od razu. Stało się to dopiero, kiedy wdrożono ją w Google. Za tą marką poszło wiele innych, w tym LinkedIn, Amazon, Nike, Oracle, Twitter, Facebook, Microsoft, Adobe, Dell i Samsung. Kluczowe momenty w historii strategii widać na grafice.
OKR to metoda, w której cały zespół nastawiony jest na osiąganie celów i wyznaczenie wspólnego kierunku. Dzięki jasnej komunikacji łatwiej zrozumieć, co firma chce osiągnąć. Członkowie zespołu nie mogą mieć co do tego wątpliwości.
W metodzie OKR występują ważne pojęcia:
- Objective – definicja celu, misji działalności.
- Key results – kluczowe rezultaty. To metryki, które pozwalają określić, czy udało się zrealizować cele. Powinno być ich jak najmniej. Nie należy ustalać ich zbyt wiele, gdyż wtedy trudno się skoncentrować na tym, co najważniejsze. Skupiamy się na wielu celach. Tymczasem w OKR-ach chodzi o to, aby wszystko było jasne i by skupić się na tym, co najważniejsze, aby osiągnąć wyniki.
Czym OKR różni się od KPI?
Kiedy poznasz oba pojęcia, może Ci się wydawać, że chodzi o podobne rozwiązania. W praktyce tak nie jest. KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, pozwalają śledzić realizację celów, a metoda OKR umożliwia ich wyznaczanie i osiąganie. W OKR możesz określić cel, np. jako zwiększenie rozpoznawalności marki. Dalej definiujesz kluczowe rezultaty, czyli sposoby za pomocą których będziesz mierzyć efekty, np. zwiększenie liczby odwiedzin strony WWW do określonego poziomu.
W OKR-ach do mierzenia postępów stosuje się kluczowe rezultaty, ujęte ilościowo lub jakościowo. Ilość to np. wspomniane zwiększenie liczby odwiedzin do określonego poziomu. Celem jakościowym może być np. określenie problemów użytkowników, a następnie ich udokumentowanie. KPI pozwala natomiast porównać ilościowy cel z jego realizacją. Przykładowo, w danym kwartale firma chciała zwiększyć sprzedaż o 20% w stosunku do poprzedniego.
Kluczowe fundamenty OKR a działalność
Metoda OKR nie przypadkiem cieszy się dużym zainteresowaniem znanych brandów. Pomaga im osiągać kluczowe rezultaty i ambitne cele. Czy rozpoczęcie tworzenia OKR-a polega po prostu na ustaleniu wyzwania? Nie, wcześniej musisz określić kluczowe fundamenty działalności. To wyzwanie w metodzie OKR zazwyczaj nie jest ustalane liczbowo, tylko jakościowo. Co więcej, powinno być spójne z wizją firmy i jej wartościami. Na początek zorientuj się, czy Twój zespół rozumie, jakie są misja, cele, strategia, czy jednak tylko Ci się wydaje, że tak jest? Jak upewnić się, że osoby zatrudnione na pewno rozumieją treści i hasła?
Aby osiągnąć kluczowe rezultaty, najpierw sprawdź, jaki jest poziom zrozumienia fundamentów działalności przez osoby z najwyższego szczebla zarządzania. To w dużej mierze od nich zależy, czy realizowane będą wyniki i osiągane ambitne cele. Jeśli liderzy nie do końca to rozumieją, to trudno oczekiwać, aby lepiej to wyglądało w przypadku ich podwładnych. O co warto pytać?
Jak wyznaczać OKR-y?
Zapytaj o misję firmy, po co istnieje i jakie wartości ma dostarczać klientowi. Dowiedz się, jaka jest wizja działalności – jak biznes ma wyglądać z czasem, jakie zapewniać wartości odbiorcom. Następnie ustal, jak prowadzona przez danego lidera strategia kieruje się w stronę realizacji wizji, aby wykonać ambitne cele. Jak jego dział zmierza do osiągnięcia zakładanego planu? Oczywiście, liderzy i pracownicy powinni wiedzieć, czym organizacja kieruje się w działalności i jakie zachowania są w niej pożądane.
Uwaga: badania pokazują, że zaledwie 26% pracowników ma świadomość, jak realizowane przez nich codzienne zadania przyczyniają się do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Jeżeli wiedzą, jak ich działania wpływają na osiągnięcie oczekiwanych wyników, ich motywacja zwiększa się dwukrotnie.
Doprowadź w organizacji do sytuacji, w której wszyscy będą świadomi fundamentów Twojego biznesu. Dzięki temu może być realizowana efektywna strategia i osiągane kluczowe rezultaty. OKR-y powinny być częścią większej całości.
Wdrożenie metody OKR nie powinno polegać na kopiowaniu innych firm, znanych brandów. Do tego trzeba podejść indywidualnie.
Przed określeniem OKR-ów, sprawdź, czy realizowane są biznesowe KPI. Jeśli nie, to w takim przypadku ten niezrealizowany KPI może się stać kluczowym rezultatem.
W wielu przypadkach pierwsze wprowadzenie OKR-ów w organizacjach okazywało się niepowodzeniem. O ile osiągnięcie określonego wyniku w ramach MBO wymaga jedynie ustalenia pewnego liczbowego celu, to już inaczej to wygląda w przypadku OKR-ów. Niełatwo znaleźć narzędzie, które spowoduje, że uda się doprowadzić do tego, że wszyscy pracownicy będą mieć taką samą misję czy strategię. W przypadku dużych organizacji może to wymagać wiele czasu. Natomiast kiedy Twoja firma ma określony cel liczbowy w ramach MBO, teoretycznie realizacja może wymagać zwiększonego zaangażowania w danym okresie i to wystarczy do osiągnięcia wyniku.
Dobry OKR, czyli jaki?
Jak już wiesz, do opracowania masz dwie składowe, mianowicie Objective i Key Results. Ten pierwszy element powinien być jasny, krótki i określony tak, że wystarczy jedno zerknięcie, aby wiedzieć, o co chodzi. Jak to wygląda w przypadku Key Results? Kluczowe rezultaty powinny być ambitne. Wcale nie jest powiedziane, że muszą być zrealizowane w 100%. Znakomitym wynikiem może być uzyskanie określonego procentu zakładanego rezultatu. Nie ustalaj wyzwania, które da się łatwo zrealizować bez dużego zaangażowania.
Kluczowe rezultaty nie mają mieć formy listy zadań, które musisz zrealizować i będziesz tylko przekreślać kolejne pozycje. Określ liczbowo/wartościowo, do jakiego wyniku dążysz.
OKR-y a strategia biznesowa
OKR-y zostały spopularyzowane przez duże firmy technologiczne, ale to nie oznacza, że nie mogą być przyjęte i wykorzystywane przez małe podmioty. W praktyce są nawet ważniejsze dla małych firm, ponieważ mniejsze zespoły są elastyczniejsze i mogą szybko się dostosowywać, co jest trudniejsze w przypadku małego teamu. Metoda OKR pozwala im skupić się na określonych zadaniach. Kluczem jest dostosowanie celów tak, aby były osiągalne i odpowiednie do wielkości przedsiębiorstwa.
Jak dobrze dopasować OKR-y do strategii biznesowej? Przede wszystkim pamiętać o zgodności z misją firmy, wartościami i wizją. Ta wizja ma wskazywać, w jakim celu zespół podejmuje dane działania, natomiast OKR-y – cel i sposób jego realizacji. Określone cele mają pomagać w wykonywaniu misji przedsiębiorstwa.
Pamiętaj, że metoda OKR nie musi się odnosić wyłącznie do pracy czy działalności gospodarczej. Cele i kluczowe rezultaty możesz określać także prywatnie, w życiu osobistym. John Doerr (legendarny inwestor) korzystał z nich, aby maksymalizować czas, który poświęca bliskim. W takim przypadku za cel można określić po prostu spędzanie większej ilości czasu z rodziną. Natomiast kluczowymi rezultatami za pomocą których będzie to mierzone, są np. powrót do domu 15 razy w miesiącu do godziny 18 i niekorzystanie w tym czasie z telefonu, aby móc skupić się na najbliższych.
Sposoby oceny realizowanych OKR-ów
Metoda OKR to nie tylko ustalenie celów i kluczowego rezultatu. Warto regularnie weryfikować postęp prac. Czy zakładany wynik w ogóle jest możliwy do realizacji? Jak często przeprowadzać taką kontrolę? To zależy od organizacji, planu obowiązków i nie tylko. Jeśli pracownicy odbywają regularne spotkania związane z obowiązkami zawodowymi, to wtedy można poświęcić dodatkowy czas na weryfikację aktualnych postępów. Oceń jednak, jak często ma to sens w danym przypadku. OKR-y nie są wszystkim, czym muszą się zajmować pracownicy. Zapewne mają ustalony czas do wykorzystania na określone zadania. Możecie określić np. cotygodniowe przeglądy Waszych OKR-ów. Wtedy weryfikujecie, czy doszło do znaczących zmian, czy ustalone cele i rezultaty mają na tym etapie jeszcze sens. Po pierwszych tygodniach możecie ocenić, czy taka częstotliwość jest odpowiednia. Być może warto robić to częściej lub rzadziej.
Do monitorowania pracy warto używać arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania przygotowanego specjalnie do realizacji takich zadań. Rozwiązania, które warto przetestować to m.in. Perdoo, Atiim, 7Greese, Gtmhub. Są też dostępne arkusze OKR, np. arkusz Google i arkusz Perdoo.
Jak oceniać realizację celu? W zależności od narzędzia, oprogramowania i przyjętych zasad można to robić różnie. Jedną z opcji jest ocena procentowa od 0 do 100%. Inne rozwiązanie to ocena od 0,1 do 1. Wyniki można aktualizować codziennie lub rzadziej – częstotliwość trzeba dopasować do organizacji (i nie tylko).
Zanim przejdziecie do oceniania wyników, warto wprowadzić w firmie okres próbny. Niech każdy pozna metodę OKR w praktyce, a dopiero po tym czasie przejdziesz do jej docelowego wdrożenia. Na początek możesz wyznaczyć kilka celów do realizacji przez cały rok. Część organizacji następnie ustala cele powiązane na poszczególne kwartały, przy czym wynik nie powinien dać się zmierzyć tylko raz, bo wtedy nie da się śledzić postępów.
Przykłady metody OKR
Jak już wiesz, metoda OKR cieszy się dużym zainteresowaniem. Zarządzanie celami i praca nad ich realizacją mogą przynieść profity nie tylko organizacji, ale również prywatne korzyści, niezwiązane z pracą.
- Załóżmy, że Twoim celem jest doskonała kondycja fizyczna. Kluczowe rezultaty, którymi będziesz ją mierzyć są waga poniżej 80 kg i przebiegnięcie 3 km w mniej niż 10 minut. A jakie mogą być OKR-y w przypadku organizacji?
- Innym celem może być sprawna rekrutacja pracowników, a kluczowym rezultatem znajdowanie specjalisty na każde stanowisko w 14 dni i ocena procesu rekrutacyjnego przez kandydatów w 90% przypadków na co najmniej 9 na 10.
- Kolejnym celem organizacji może być większa rozpoznawalność marki, a kluczowym rezultatem zwiększenie dwudziestokrotnie liczby obserwujących profile w social media i 100 tys. odwiedzin firmowej strony WWW miesięcznie.
- Celem sprzedażowym jest natomiast zwiększenie cyklicznych dochodów ze sprzedaży subskrypcji, natomiast kluczowym rezultatem – zmniejszenie wskaźnika rezygnacji o 15%, zwiększenie liczby odnowień o 10% czy cykliczne dochody na poziomie miliona złotych miesięcznie.
OKR – wdrożenia zakończone sukcesem
Doskonałej jakości wdrożeniami może pochwalić się wiele znanych marek, w tym Adobe, LinkedIn, a także Google. Po tym jak John Doerr wprowadził to rozwiązanie w Google, liczba pracowników firmy zwiększyła się z 40 do ponad 140 000. Każdy zatrudniony może zobaczyć OKR-y swoich kolegów – to jeden z czynników sukcesu w tej organizacji. Google wyznacza ambitne cele i ocenia kluczowe rezultaty od 0,0 do 1.0. Robi to co kwartał. Za dobre uznawane są wyniki od 0,6 do 0,7. Jeśli rezultat jest niższy, identyfikuje się to jako obszar z możliwością osiągnięcia sukcesu w kolejnym kwartale. Google podzieliło się tym, jak ustala OKR. Zastosowana struktura cieszy się dużą popularnością – coraz więcej firm osiąga sukces, którym się chwalą. Przekłada się to na lepsze zarządzanie celami i ogólnie – oczekiwane wyniki.
