Analiza SWOT – jak określić słabe i mocne strony swojej firmy?

Sytuacja na rynku nie jest stała. Konkurencja się rozwija, przedsiębiorstwa zmieniają kadrę, zatrudniają nowych ekspertów, wymieniają flotę aut. Różne działania powodują, że w firmie zauważalne mogą być modyfikacje na plus czy na minus. Jeśli pojawia się problem, to na pierwszy rzut oka często trudno określić, z czego wynika. M.in. po to przeprowadza się analizę SWOT. Na czym ona polega?

SWOT – co oznacza?

Termin „analiza SWOT” dotyczy metody analizy przedsiębiorstwa. Dzięki niej możesz określić mocne i słabe strony firmy, szanse i zagrożenia, a uzyskane dane wykorzystać do przygotowania planu strategicznego Twojego biznesu. Nie musi on obejmować całej działalności. Możesz go przeprowadzić nawet dla jednego projektu. SWOT to skrótowiec od strengths, weaknesses, opportunities, threats. Co oznaczają poszczególne słowa?

Strengths

Określenie to wskazuje na silne strony Twojej firmy. Chodzi o elementy, które pozytywnie wyróżniają markę w otoczeniu, stanowią przewagę w stosunku do konkurencji. To analiza wewnętrzna, która pozwala ocenić, co działa prawidłowo w firmie i wykorzystać sprawdzone techniki w tych obszarach, gdzie nie wszystko funkcjonuje tak, jak powinno. Jak ustalić mocne strony firmy? Zadaj sobie następujące pytania:

• Co wyróżnia Twoją firmę na rynku?
• Co jest doceniane przez Twoich klientów w prowadzonej działalności?
• Czy Twoje produkty są wysokiej jakości?

Oto przykłady mocnych stron: wysoko wykwalifikowani pracownicy, silna marka, zasoby przedsiębiorstwa, które umożliwiają rozwój.

Źródło: LinkedIn

Weaknesses

Ta część analizy SWOT obejmuje słabe strony firmy. Oceń, które czynniki wewnętrzne mają negatywny wpływ na działanie przedsiębiorstwa, mogą ograniczać mocne strony i wymagać wyeliminowania. Jeśli ich nie wykluczysz, może to uniemożliwiać dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Zadaj sobie następujące pytania:

• Co możesz poprawić w firmie?
• Które działania i obszary nie przynoszą wyników i dlaczego?

Oto przykłady słabych stron: niezoptymalizowany proces produkcyjny, wciąż zmieniająca się kadra, awaryjne maszyny.

Opportunities

Ten etap analizy SWOT dotyczy szans. Ich umiejętne wykorzystanie może spowodować, że rozwiniesz działalność. Szansą może być np. wyeliminowanie błędów. Analiza SWOT w tym przypadku obejmuje czynniki zewnętrzne. Żeby je ustalić, odpowiedz na następujące pytania:

• Jakie są cele Twojej firmy w danym roku?
• Czy Twoją ofertą możesz wypełnić luki rynkowe?

Oto przykładowe szanse: dofinansowanie na rozwój, czynniki polityczne, otwarcie na rynek globalny.

Threats

Kolejnym elementem analizy SWOT są zagrożenia, które zaliczamy do czynników zewnętrznych. Przeważnie są poza Twoją kontrolą – nie masz na nie większego wpływu. Aby wytypować zagrożenia, zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie zmiany w branży budzą Twój niepokój?
• Jakie mogą pojawić się zmiany trendów?

Oto przykładowe zagrożenia: globalny wzrost cen surowców, wzrost kosztów prowadzenia działalności.

Zastosowanie analizy SWOT

Analiza SWOT powinna być przeprowadzona, zanim jeszcze założysz działalność. Już na tym etapie możesz ocenić, czy w ogóle masz szanse powodzenia. Oceń, gdzie widzisz możliwości, jakie zauważasz zagrożenie, a ułatwi Ci to podjęcie decyzji. Analiza SWOT powinna być elementem strategii krótkoterminowej i długoterminowej. To również element biznesplanu.

Twój biznes już działa i osiąga zadowalające wyniki? Widzisz liczne mocne strony przedsiębiorstwa? W dalszym ciągu co pewien czas przeprowadzaj analizę SWOT. Dzięki temu być może lepiej wykorzystasz szanse i poradzisz sobie z potencjalnymi problemami.

Wykonaj ją również, jeśli chcesz zmienić dotychczasowy kierunek działalności firmy czy też określić priorytety przy aktualnej sytuacji rynkowej.

SWOT a TOWS – najważniejsze różnice

Analiza SWOT to metoda bardzo popularna i doskonale znana. Natomiast jest jeszcze TOWS. Zwróć uwagę, że składa się ona z tych samych znaków co SWOT, ale w odwróconej kolejności. To również sugeruje, na czym polega. W tym przypadku najpierw bada się czynniki zewnętrzne, a dopiero później wewnętrzne. Nacisk kładzie się na sekwencję rozwiązywania problemów w procesie tworzenia strategii. W tym przypadku możesz pytać np.: czy zagrożenia osłabią mocne strony albo czy szanse zdynamizują mocne strony?

Na czym zatem polega różnica? Metodologia SWOT kładzie nacisk na mocne i słabe strony, a TOWS oczekuje, że najpierw spojrzysz na otoczenie zewnętrzne, czyli szanse i zagrożenia.

Wykres SWOT – jak go zrobić krok po kroku?

Żeby wykonać SWOT firmy czy projektu, potrzebujesz specjalistów. Może się tym zająć grupa kierowników różnego szczebla albo zewnętrzny podmiot. Tabela SWOT nie powinna być efektem wniosków wyłącznie jednej osoby, tym bardziej, jeśli nie jest to specjalista. Oczywiście każdy może ją przygotować, ale jeśli na tej podstawie ma powstawać strategia firmy, to powinna odpowiadać za to grupa ekspertów. Czy warto uwzględniać w pracach wzór SWOT?

Zespoły różnie organizują wykonanie analizy SWOT. Często zdarza się, że poświęcają temu wiele czasu, nawet tygodnie. Tabela SWOT powoli się zapełnia, a twórcy mają pewność, że szczegółowo podeszli do swojego zadania. Taki proces może trwać długo. Oto jak krok po kroku przygotowywać wykres SWOT:

1. Na początek wybierz osoby, które zajmą się analizą. Określ, jaki jest cel, co chcesz uzyskać.
2. Nie kopiuj istniejących analiz SWOT, nie traktuj ich jako podpowiedzi. Zaczynaj od czystego wzoru. Jeśli zwrócisz uwagę na inne analizy, to niemal na pewno się nimi zasugerujesz. Dlatego poleć wszystkim osobom, które mają odpowiadać za SWOT firmy, aby zaczynały analizę od zera, tj. od czystej kartki.
3. Zaplanuj odpowiednio dużo czasu. Nie chodzi o to, aby analizę przeprowadzić jak najszybciej, bo wtedy bardzo prawdopodobne, że autorzy SWOT popełnią liczne błędy.
4. Opisz uczestnikom procedury analizy SWOT, które przyjęliście. Pokaż przykłady, staraj się wszystkie zagadnienia opisać bardzo dokładnie, aby nie pozostawiały wątpliwości. Zachęć do zadawania pytań.
5. Niech każdy członek zespołu sam ustali mocne i słabe strony, a także szanse i zagrożenia. Analiza powinna być jasna i zwięzła.
6. Przygotuj macierz SWOT i wprowadź do niej wszystkie czynniki, które wymienili członkowie zespołu – pomiń jedynie te, które nie mają znaczenia pod względem strategicznym.
7. Rozpocznij z zespołem dyskusję na temat poszczególnych czynników. Warto przypisać im określoną wagę.
8. Na podstawie uzyskanych informacji opracuj wstępną strategię działania. Następnie uszczegółów te dane i dopiero wdroż jako strategia dla firmy.

Przykładowa analiza SWOT

Strategia SWOT wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Przygotuj macierz i zacznij ją wypełniać. Możesz zrobić prostą tabelę, jak poniżej i wprowadzać do niej dane.

Źródło: Visual Paradigm Online

Załóżmy, że prowadzisz cukiernię. Jakie czynniki możesz zaliczyć do poszczególnych rubryk?

Analiza SWOT a dobór strategii marketingowej

Metoda SWOT w zarządzaniu to standard. Korzystanie z niej nie jest zbędnym obowiązkiem czy stratą czasu, tylko rozwiązaniem, dzięki któremu możesz osiągać lepsze wyniki. Zamiast czekać, aż sytuacja się pogorszy, przeprowadź analizę SWOT. Fakt, że obecnie efekty są zadowalające, nie oznacza, że to się utrzyma. Warto się przygotować na różne sytuacje, aby podołać zagrożeniom. Dzięki danym, które uzyskasz z analizy SWOT, możesz opracować strategię działania.

Strategia konserwatywna

Ma zastosowanie, kiedy w firmie dominują zagrożenia i mocne strony. Oznacza to sytuację, kiedy firma ma duży potencjał wewnętrzny, ale jej rozwój ograniczają czynniki zewnętrzne. Przedsiębiorstwo powinno wtedy wykorzystywać swoje mocne strony, aby radzić sobie z zagrożeniami.

Strategia konkurencyjna

W tym przypadku przeważają szanse i słabe strony. Firma powinna prowadzić działania, dzięki którym zdoła się utrzymać w danym sektorze. Kolejnym krokiem jest wykorzystywanie nadarzających się szans, co ma też prowadzić do eliminowania słabych stron.

Strategia defensywna

Sprawdzi się, jeśli analiza SWOT wykazała, że dominują słabe strony i zagrożenia. To trudna sytuacja dla firmy – istnieje nawet ryzyko upadku. Podmiot powinien skupić się na przetrwaniu. Sposobem na to może być połączenie się z inną firmą.

Strategia agresywna

W tym przypadku masz do czynienia z optymalną sytuacją, mianowicie dominują szanse i mocne strony. Strategia ta polega m.in. na wykorzystaniu nadarzających się okazji do rozwinięcia działalności. Może obejmować m.in. wzmacnianie pozycji na rynku czy przejmowanie organizacji o takim samym profilu.
Strategię należy dopasowywać indywidualnie do działalności. Nie ma uniwersalnej metody, która sprawdzi się w każdej sytuacji.