Posiadając firmę lub zarządzając jej poszczególnymi działaniami, zapewne wyznaczasz cele, które chcesz zrealizować samodzielnie lub zespołowo. Nie raz zdarzyło Ci się dojść do wniosku, że obrany cel został źle sformułowany lub po prostu – jest niemożliwy do osiągnięcia? W takiej sytuacji warto skorzystać z metody SMART. Na czym polega i jak skutecznie wykorzystać ją w ustalaniu celów firmowych? Tego dowiesz się z artykułu.
Metoda SMART – co to jest?
Technika SMART to zestaw zasad, który pozwala formułować cele – zarówno biznesowe, jak i prywatne – w efektywny sposób. Sama nazwa jest akronimem od pięciu słów pochodzących z języka angielskiego:
- Specific (Skonkretyzowany)
- Measurable (Mierzalny),
- Achievable (Osiągalny)
- Relevant (Istotny),
- Time-bound (Określony w czasie).
Każde z nich odnosi się do cechy, którą powinien posiadać cel, aby był poprawnie określony.
Oprócz podstawowej wersji celów SMART można także spotkać się z rozszerzoną koncepcją – tzw. zasadą SMARTER. W porównaniu do klasycznego podejścia, zmodernizowana metoda została poszerzona o dwa dodatkowe kryteria, które powinien spełniać cel. Są to:
- Exciting (Ekscytujący),
- Recorded (Zapisany).
W tym artykule szczegółowo przyjrzymy się klasycznej metodzie SMART i jej zastosowaniu w procesie formułowania celów.
Cele SMART – przegląd
Aby zrozumieć, na czym polega metoda SMART i jak dobrze tworzyć cele z jej wykorzystaniem, należy najpierw przyjrzeć się każdej z cech, która wchodzi w skład tej koncepcji.
Specific (Skonkretyzowany)
Dobrze określony cel powinien być konkretny i prosty. Nie może pozostawiać pola do indywidualnej interpretacji. Aby sprawdzić, czy stworzony przez Ciebie cel jest zgodny z tym elementem SMART, odpowiedz na pytania:
- Jakie zadanie ma zostać wykonane?
- Kto jest za nie odpowiedzialny?
- Co należy zrobić, aby osiągnąć cel?
Jeżeli jesteś w stanie odpowiedzieć na każde z tych pytań, cel został dobrze określony pod względem konkretyzacji.
Measurable (Mierzalny)
Zasada SMART zwraca dużą uwagę na sprawdzanie postępów realizacji i tego, czy cel został ostatecznie osiągnięty. Nie można tego zweryfikować, jeżeli na początku określania celu nie sprecyzuje się go w sposób liczbowy. Podaj liczbę zamówień, którą chcesz osiągnąć; napisz, o ile procent ma wzrosnąć sprzedaż w Twoim sklepie. To tylko przykłady, które jasno pokazują, że cel możesz, a nawet musisz zmierzyć, aby móc stwierdzić, czy został wykonany lub ile zabrakło Ci do jego osiągnięcia. Cele mierzalne są prostsze nie tylko w nadzorowaniu, ale również w realizacji.
Achievable (Osiągalny)
Nie ma nic gorszego niż cel, który jest nierealistyczny. A niestety wciąż zdarza się, że ambicje przewyższają rzeczywiste możliwości. Wykorzystując planowanie SMART, pamiętaj, aby mierzyć siły na zamiary. Nie stawiaj przed sobą lub swoim zespołem celów, które nie są osiągalne. Niemożność realizacji wpływa demotywująco na osoby, które mają pracować nad danym obszarem. Na przykład, jeżeli Twój biznes zwiększa przychody o 10% rok do roku, nie celuj we wzrost na poziomie 200% w kolejnym roku, tym bardziej, gdy nie jest to podparte dodatkowymi działaniami, które realnie mogą przyczynić się do jego realizacji.
Relevant (Istotny)
Metoda SMART wymusza na Tobie refleksję nad istotą tworzonego celu.
- Czy na pewno realizacja celu przyczyni się do ważnej zmiany na plus w firmie?
- Czy cel jest ważny zarówno z perspektywy osoby, która nad nim pracuje, jak i z punktu widzenia całego działu lub firmy?
Nie warto określać celów, które nie niosą istotnych zmian i są ustalane tylko po to, żeby odhaczyć je na liście. Nie działają one motywująco na zespół i nie przyczyniają się do wzrostu firmy.
Time-bound (Określony w czasie)
Cele SMART muszą mieć jasno sprecyzowaną datę wykonania. Dzięki temu każda osoba pracująca nad ich realizacją wie, do kiedy musi zrealizować dane działania. Określenie w czasie pozwala skonstruować harmonogram działań, rozdzielić zadania w zespole i podać daty wykonania pomniejszych tasków, które przyczynią się do realizacji nadrzędnego celu. Łatwiej także monitorować status celów, gdy wiadomo, ile czasu pozostało do tzw. deadline’u.
Dlaczego metoda SMART jest ważna?
Istnieje wiele mniej lub bardziej zaawansowanych technik określania celów. Dlaczego więc tak często słyszy się o koncepcji SMART? Ponieważ ma ona niezwykle dużo zalet. Wśród kluczowych warto wymienić:
- prostotę – kryteria SMART są jasno określone, nie pozostawiają pola do domysłów i niedopowiedzeń. Samo zastosowanie metody nie wymaga specjalnych narzędzi, programów czy wiedzy doświadczonego praktyka. Z pomocą dobrego poradnika jesteś w stanie samodzielnie określić cele SMART;
- mierzalność – możesz łatwo ustalić, co będzie dla Ciebie oznaczało realizację celu, precyzując jego wykonanie za pomocą liczb;
- realistyczność – używając SMART, masz pewność, że Twoje cele są ambitne, a jednocześnie możliwe do osiągnięcia.
- uniwersalność – koncepcja SMART nie jest ograniczona do konkretnego typu biznesu czy branży. Możesz ją także wykorzystać do celów prywatnych, planując swoje osobiste cele;
- osadzenie w ramach czasowych – ustalasz jasny termin realizacji celu, dzięki czemu możesz łatwo stworzyć harmonogram działań i regularnie sprawdzać postępy.
Wyznaczenie celów SMART krok po kroku
Skoro metoda SMART jest prosta i jednocześnie uniwersalna – spróbuj wdrożyć ją w swojej firmie. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pozwolą Ci przejść przez każdy z elementów tej techniki określania celów. Przeanalizujemy to na przykładzie sklepu z kosmetykami, sprzedającego produkty do pielęgnacji twarzy marki XYZ.
Bądź dokładany
Określanie celów SMART wymaga precyzyjnego języka. Musisz dokładnie określić, czego dotyczy dany cel. Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu sprzedaży online kosmetyków do pielęgnacji twarzy marki XYZ, to musisz właśnie w ten sposób przedstawić to w oficjalnej wersji celu. Samo stwierdzenie „zwiększenie sprzedaży marki XYZ” nie jest wystarczająco precyzyjne i może doprowadzić np. do wzrostu sprzedaży, ale w kategorii kosmetyków do pielęgnacji ciała w punktach stacjonarnych. A nie o to przecież Ci chodziło.
Określ mierniki sukcesu
Reguła SMART mówi jasno – cel musi być mierzalny. A to oznacza, że musisz bardzo precyzyjnie określić go w formie liczbowej. Kontynuując myśl z poprzedniego punktu, aby cel spełniał kryterium mierzalności, trzeba dodać do niego informację, o ile chcesz zwiększyć sprzedaż konkretnych produktów. Na przykład: „Zwiększyć sprzedaż online kosmetyków do pielęgnacji twarzy marki XYZ o 25% w porównaniu z Q1 2021 r.”.
Ustal ambitne, ale realistyczne cele
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, cel musi być wyzwaniem, ale takim, które jest możliwe do zrealizowania. Pomyśl zatem, czy te 25% wzrostu sprzedaży w skali kwartału nie jest zbyt ambitne lub wręcz przeciwnie – za proste. Sprawdź, jak w ostatnich latach kształtowała się sprzedaż tych konkretnych produktów, przemyśl, jak intensywne będą Twoje działania marketingowe. Mając te dane, podejmij ostateczną decyzję, czy cel jest wykonalny.
Twórz cele ważne dla Twojego biznesu
Wyznaczanie celów SMART dla obszarów, które nie są istotne z biznesowego punktu widzenia, nie ma większego sensu. Zastanów się, czy kosmetyki do pielęgnacji twarzy marki XYZ są dobrym wyborem.
- Ile kosmetyków z tej serii jest w Twoim sklepie?
- Czy planujesz zwiększać asortyment tej marki?
- Czy dotychczas te produkty generowały dużo sprzedaży?
- Czy produkty są wysokomarżowe?
Jeżeli z Twojej analizy wyjdzie, że wzrost sprzedaży tych produktów będzie ważnym krokiem naprzód dla firmy – uwzględnij je w celach SMART.
Sprecyzuj terminy realizacji
Kluczowym punktem przy wyznaczaniu celów jest ustalanie ram czasowych. Sam cel: „Zwiększyć sprzedaż online kosmetyków do pielęgnacji twarzy marki XYZ o 25% w porównaniu z Q1 2021 r.” nie jest SMART. Brakuje w nim sprecyzowania, w którym kwartale ma być zwiększona sprzedaż. Czy ma to być Q2 2021 r. czy może Q1 2022 r.? Prawidło określony cel SMART będzie brzmiał: „Zwiększyć sprzedaż online kosmetyków do pielęgnacji twarzy marki XYZ o 25% w Q2 2021 r. w porównaniu z Q1 2021 r.”.
Cele SMART – przykłady
Przed chwilą opisaliśmy przykład celu SMART w branży kosmetycznej. Jak wykorzystać go w innych obszarach? Poniżej dwa kolejne przypadki.
Przykład 1: Zatrudnienie przez Dział HR dwóch nowych Przedstawicieli Handlowych do Działu Realizacji do końca kwietnia 2022 r.
- Specific – co należy wykonać (zatrudnić dwóch nowych Przedstawicieli Handlowych do Działu Realizacji); osoby odpowiedzialne (Dział HR).
- Measurable – miernik sukcesu (zatrudnienie dwóch nowych Przedstawicieli Handlowych).
- Achievable – w poprzednim miesiącu udało się zatrudnić jednego Przedstawiciela Handlowego, a przyszło dużo innych, wartościowych CV, więc zatrudnienie dwóch dodatkowych osób w tym terminie jest wykonalnym przedsięwzięciem.
- Relevant – Dział Realizacji, a w szczególności Przedstawiciele Handlowi, są osobami odpowiedzialnymi za pozyskiwanie nowych Klientów. Dzięki nim firma stale się rozwija i generuje przychody.
- Time-bound – termin realizacji (do końca kwietnia 2022 r.).
Przykład 2: Wzrost liczby odwiedzających na firmowym blogu przez Dział SEO o 50% do końca Q3 2022 r. w porównaniu do Q3 2021 r.
- Specific – co należy wykonać (spowodować wzrost liczby użytkowników na firmowym blogu), osoby odpowiedzialne (Dział SEO).
- Measurable – miernik sukcesu (wzrost liczby użytkowników na firmowym blogu o 50%).
- Achievable – w ostatnim czasie Dział SEO prowadził bardzo intensywną kampanię pozyskiwania linków i optymalizacji treści, której efekty powinny być widoczne w najbliższych miesiącach. Ponadto wzrost odwiedzających w analogicznym okresie rok wcześniej wynosił 20% bez tak dużych nakładów na działania pozycjonerskie.
- Relevant – blog jest jednym z głównych kanałów pozyskiwania wartościowych zapytań dla firmy. Jest też jednym z pierwszych punktów styku z marką dla potencjalnego Klienta.
- Time-bound – termin realizacji (do końca Q3 2022 r.).
Atuty metody SMART – podsumowanie
Model SMART to prosty, a jednocześnie skuteczny sposób na określanie celów biznesowych w organizacji. Możesz go stosować zarówno w przypadku formułowania celów całej firmy, jak i poszczególnych działów. Dzięki swojej prostej formie metoda SMART może być wykorzystywana samodzielnie, bez wsparcia doświadczonych specjalistów, co pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze na konsultacje z firmami zewnętrznymi lub freelancerami.
Najlepszą rekomendacją SMART powinien być fakt, że technika ta jest wykorzystywana od lat 80. XX wieku i cieszy się uznaniem firm różnej wielkości, jak i korporacji czy instytucji. Rozważ planowanie SMART, jeżeli chcesz skutecznie pracować na celach w swojej firmie i regularnie monitorować efektywność prowadzonych działań.
